- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Phòng Tư pháp lưu trữ hợp đồng, giao dịch.

- Cơ quan phối hợp thực hiện: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

* Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

- Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND cấp huyện hoặc Trung tâm Hành chính công cấp huyện đối với các huyện đã thành lập TTHCC (sau đây gọi là cơ quan tiếp nhận hồ sơ cấp huyện).

- Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì công chức tiếp nhận lập biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì không tiếp nhận và hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ theo quy định.

- Chuyển hồ sơ đến Phòng Tư pháp xử lý.

* Bước 2: Xử lý hồ sơ

Phòng Tư pháp xem xét hồ sơ, nếu đầy đủ tại thời điểm chứng thực thì chuyển Lãnh đạo Phòng Tư pháp giải quyết.

* Bước 3: Trả kết quả

- Tổ chức, cá nhân mang biên nhận đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ để nhận kết quả.

- Thời gian tiếp nhận và trả kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần (trừ ngày nghỉ theo quy định).

+ Sáng: Từ 7 giờ đến 11 giờ 30 phút.

+ Chiều: Từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ.

Trong ngày làm việc hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

* Lưu ý:

+ Việc cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch.

+ Cơ quan thực hiện chứng thực tiến hành chụp từ bản chính hợp đồng, giao dịch đang được lưu trữ và thực hiện chứng thực như sau:

* Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

* Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

2.000 đồng/trang, từ trang thứ 3 trở lên thì thu 1.000 đồng/trang nhưng tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.

-

* Thành phần hồ sơ bao gồm:
Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy CMND hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

Không

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Thông tư 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

Bản sao hợp đồng, giao dịch được chứng thực