- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng.

- Cơ quan phối hợp thực hiện: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

* Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

- Người có yêu cầu Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận nộp hồ sơ tại Trung tâm Hành chính công cấp huyện và UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng (sau đây gọi là cơ quan tiếp nhận hồ sơ).

- Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì công chức tiếp nhận lập biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì không tiếp nhận và hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ theo quy định.

* Bước 2: Xử lý hồ sơ:Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng.

* Bước 3: Trả kết quả

- Tổ chức, cá nhân mang biên nhận đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ để nhận kết quả.

Trong ngày làm việc hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

* Thành phần hồ sơ:

Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính.

* Số lượng hồ sơ: Theo nhu cầu của người có yêu cầu.